La Gestion efficace de projet en 5 étapes

Certes, la gestion de projet est tout le processus permettant à une équipe chargée d’un projet d’atteindre les objectifs fixés dans la phase de conception ou d’étude en tenant compte de facteur du temps et des ressources, mais une gestion efficace de projet ne se limite pas à le livrer à temps en respectant le budget fixé, elle nécessite plutôt de maîtriser chaque phase du projet en cours d’exécution. Même si, les entreprises de nos jours lancent multiples et différents projets, qu’ils soient internes (déploiement informatique, production, gestion de stock…) ou externes (lancement d’un nouveau produit ou service…), les chefs de projets restent incapables d’apprécier les efforts et le temps nécessaires à la réussite. Le manque de planification et de suivi, la sous-estimation des ressources et des délais, la mauvaise gestion des risques sont les principales raisons de l’échec de la plupart des projets réalisés en entreprise.

Alors pour éviter ces pièges et échecs, les entrepreneurs ou chefs de projets doivent suivre les étapes suivantes pour une gestion de projet très efficace:

1. Conception :

• C’est la première étape dans le cycle de vie d’un projet, au cours de laquelle il faut :
  • Définir ses caractéristiques, ses spécificités, sa valeur ajoutée pour les clients et déterminer ses dimensions techniques, sociales….
  • Définir et identifier les objectifs après avoir déterminé les besoins de différentes parties impliquées dans le projet, il est nécessaire de penser à des objectifs SMART : des objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Time-boxed.
  • Préciser les résultats attendus, estimer en parallèle les risques et menaces potentiels pour les réduire le maximum possible avant le début de projet et définir une méthodologie et une démarche à suivre.
• • Etablir le budget et allouer les ressources nécessaires en tenant compte des différents couts.

2. Planification :

La planification est la deuxième étape de la gestion efficace de projet elle est cruciale pour maitriser les délais. Elle a pour finalité de définir l’échéancier et d’organiser le déroulement chronologique des différentes phases de projet.

À cette étape, il faut bien décrire les tâches à exécuter et diviser le projet en plusieurs étapes, d’en estimer le temps de réalisation et d’y affecter les ressources nécessaires.
On ne saurait trop insister sur l’importance de la planification de projet. Souvent, les entreprises se concentrent plus sur la rapidité avec laquelle elles peuvent atteindre ses objectifs que la minimisation des coûts. Un bon chef de projet a une vue d’ensemble, il structure le business plan (objectifs, budgets et des délais…) et de maintenir la communication entre tous les membres des équipes impliqués sur le projet.

3. Conduite et supervision :

C’est la phase d’implémentation de projet et d’exécution effective de travail, elle nécessite de la discipline pour respecter l’échéancier et le planning fixé au cours de la deuxième phase. La mise en œuvre de projet demande l’affectation des tâches à chacun des membres de l’équipe qui vont se focaliser sur les objectifs définis et assurer leur atteinte.

La supervision de projet est exécutée parallèlement avec la mise en œuvre de projet. Cette étape est primordiale car est liée à la surveillance et à la rédaction de rapports sur les mesures de performances, les budgets, les ressources et les délais…, c’est dans cette phase que le chef de projet va être renseigné sur la réussite de son plan et s’il a déployé tous les efforts requis.

4. Clôture :

Une fois l’exécution et la supervision de projet sont terminées, il est temps pour le clôturer. Cette étape comprend non seulement la finalisation des tâches mais aussi de s’assurer que le produit/service a été livré avec succès, d’honorer tous les paiements, de rédiger le rapport final et d’affecter la clôture comptable de projet.

5. Bilan :

Le bilan à la fin de chaque projet est notamment l’une des étapes les plus utiles de tout le processus de gestion de projets. A ce fait, une réunion de toute l’équipe et une conversation honnête avec eux semblaient très efficaces pour évaluer les bonnes et les mauvaises actions et évoquer ce qui n’a pas fonctionné, pour optimiser et affiner le processus de gestion de projet et éviter le négatif à l’avenir.

Gestion de projet : méthodes prédictives et méthodes agiles expliquées en 5 minutes
Source : https://youtu.be/vis8cWMm_ww

Pour résumer sur la gestion de projet :

La gestion de projets efficace assure que chaque équipe livre un travail de qualité dans les délais et tout en respectant les budgets, ce travail va garantir un bon ROI et la satisfaction des clients. Comme nous avons expliqué une gestion efficace des projets permet aux chefs de projets et leurs équipes d’atteindre leurs objectifs en cinq étapes très simples : conception, planification, conduite et supervision, clôture et finalement le bilan de fin projet.

Au cours de ces phases de cycle de vie de projet il faut étudier sa faisabilité technique, estimer les couts, essayer de diviser les grandes étapes en petites sous étapes pour réduire la complexité et favoriser la motivation des employés. Il faut aussi prendre le temps nécessaire pendant la phase de planification, fixer des objectifs SMART et déployer les méthodologies agiles au cours de la gestion de projet, ça augmente les probabilités de succès.

Pour plus d’informations nous sommes là pour vous aider soit en vous former sur la gestion de projet efficace, soit par nos prestations et notre consulting.
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